Para llevar correctamente la contabilidad de una empresa no basta con enviar las facturas de vez en cuando.

La asesoría necesita disponer de información suficiente para registrar las operaciones, conciliar los movimientos bancarios, preparar los impuestos y mantener actualizada la situación contable de la sociedad.

Organizar correctamente esta documentación facilita el trabajo administrativo y, sobre todo, permite disponer de una contabilidad más fiable.

1. Facturas emitidas

La empresa debe facilitar las facturas correspondientes a sus ventas o servicios.

Las facturas deben estar correctamente numeradas y contener la información obligatoria correspondiente.

Si existen facturas rectificativas, abonos o cancelaciones, también deben comunicarse a la asesoría.

2. Facturas recibidas

También deben aportarse las facturas de proveedores y acreedores.

Entre ellas pueden encontrarse:

  • Compras de mercancías.
  • Servicios profesionales.
  • Alquileres.
  • Suministros.
  • Telecomunicaciones.
  • Software.
  • Publicidad.
  • Seguros.
  • Reparaciones.
  • Servicios de transporte.
  • Otros gastos relacionados con la actividad.

Es importante distinguir una factura de otros justificantes de pago. Tener un cargo en la tarjeta o un movimiento bancario no significa necesariamente que exista documentación suficiente para justificar fiscalmente el gasto.

3. Extractos bancarios

Los movimientos de las cuentas bancarias de la empresa son fundamentales para realizar la conciliación bancaria.

Este proceso permite comprobar que los movimientos registrados en contabilidad coinciden con los cobros y pagos realizados realmente.

También facilita detectar:

  • Facturas pendientes de cobro.
  • Pagos sin factura.
  • Comisiones bancarias.
  • Intereses.
  • Préstamos.
  • Transferencias entre cuentas.
  • Gastos pagados mediante tarjeta.

4. Información sobre préstamos y financiación

Cuando la empresa contrata un préstamo, leasing u otra modalidad de financiación, la asesoría necesita conocer las condiciones de la operación.

Normalmente será necesario facilitar el contrato y los cuadros de amortización correspondientes.

No todo el importe de una cuota de préstamo constituye un gasto contable, por lo que estas operaciones deben registrarse correctamente.

5. Compras de maquinaria, vehículos, equipos y otros activos

La adquisición de un ordenador, maquinaria, mobiliario u otros bienes que permanecerán en la empresa puede tener un tratamiento contable diferente al de un gasto corriente.

Por eso conviene informar a la asesoría cuando se realizan inversiones relevantes y facilitar la factura y documentación asociada.

6. Nóminas y documentación laboral

Cuando la asesoría contable no coincide con la laboral, será necesario coordinar ambas áreas.

La contabilidad debe recoger correctamente, entre otras cuestiones:

  • Nóminas.
  • Seguros sociales.
  • Retenciones.
  • Anticipos.
  • Indemnizaciones.
  • Otros costes relacionados con el personal.

7. Impuestos y notificaciones

La asesoría debe disponer de información sobre las declaraciones presentadas y sobre cualquier comunicación recibida de las administraciones públicas.

Si la empresa recibe una notificación de la Agencia Tributaria o de la Seguridad Social, es recomendable comunicarla cuanto antes.

Los requerimientos administrativos suelen tener plazos de respuesta y dejar pasar varios días puede reducir considerablemente el tiempo disponible para preparar la documentación.

8. Contratos relevantes

Algunas operaciones no pueden interpretarse correctamente viendo únicamente una factura.

Puede ser necesario revisar contratos de:

  • Arrendamiento.
  • Préstamos.
  • Leasing.
  • Renting.
  • Prestación de servicios.
  • Operaciones entre socios y sociedad.
  • Compraventa de determinados activos.

Informar a la asesoría de las operaciones extraordinarias antes de realizarlas permite analizar previamente sus posibles consecuencias.

9. Documentación societaria

La asesoría también debería disponer de determinada información mercantil actualizada de la sociedad.

Por ejemplo:

  • Escritura de constitución.
  • Estatutos.
  • NIF.
  • Modificaciones societarias.
  • Cambios de administradores.
  • Ampliaciones o reducciones de capital.
  • Operaciones entre socios y sociedad.

¿Cada cuánto tiempo debería enviarse la documentación?

Esperar hasta el final del trimestre no suele ser la mejor opción.

Facilitar documentación periódicamente permite llevar la contabilidad de forma más actualizada, localizar antes los documentos pendientes y detectar incidencias con suficiente margen.

Una empresa con la contabilidad al día también dispone de una imagen mucho más útil de su situación económica.

¿Qué ocurre al cambiar de asesoría?

Cuando una empresa cambia de asesoría, además de la documentación habitual es importante realizar correctamente el traspaso de información.

Entre otros elementos, pueden resultar necesarios:

  • Balances contables.
  • Libro diario.
  • Mayores contables.
  • Declaraciones fiscales anteriores.
  • Cuentas anuales.
  • Libros de IVA.
  • Información sobre activos y amortizaciones.
  • Saldos de clientes y proveedores.
  • Préstamos pendientes.
  • Documentación laboral.
  • Certificados digitales y autorizaciones, según proceda.

Un traspaso ordenado evita tener que reconstruir posteriormente información contable.

Una buena organización ahorra tiempo a la empresa

Mantener un sistema sencillo para compartir facturas, bancos y documentación con la asesoría reduce tareas administrativas y permite detectar antes posibles problemas.

En Kontamec ayudamos a autónomos, pymes y sociedades de Madrid con la gestión contable, fiscal, laboral y jurídica de su actividad.

Si estás pensando en externalizar la contabilidad de tu empresa o cambiar de asesoría, podemos revisar tu situación y ayudarte a organizar el traspaso.